LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT PERENCANAAN KESEHATAN

PENDAHULUAN

Manajemen kesehatan adalah suatu kegiatan atau suatu seni untuk mengatur para petugas kesehatan dan non-kesehatan guna meningkatkan kesehatan masyarakat melalui program kesehatan.

Dengan kata lain manajemen kesehatan adalah penerapan manajemen umum dalam sistem pelayanan kesehatan sehingga menjadi objek atau sasaran manajemen adalah sistem pelayanan kesehatan masyarakat. Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh, terpadu dari berbagai elemen (sub-sistem) yang saling menghubungkan dalam suatu proses atau struktur dalam upaya menghasilkan sesuatu atau mencapai suatu tujuan tertentu.

Sistem pelayanan kesehatan adalah sturktur atau gabungan dari suatu sub sistem dalam suatu unit atau dalam suatu proses untuk mengupayakan pelayanan kesehatan masyarakat baik preventif, kuratif, promotif dan rehabilitatif. Sistem pelayanan kesehatan ini dapat berbentuk Puskesmas, Rumah sakit, Balkesmas, dan unit-unit atau organisasi lain yang mengupayakan peningkatan kesehatan.

Perencanaan merupakan kegiatan inti manajemen, karena semua kegiatan manajemen diatur dan diarahkan oleh perencanaan tersebut. Dengan perencanaan tersebut memungkinkan para pengambil keputusan atau manajer untuk menggunakan sumber daya mereka secara berhasil guna dan berdaya guna. Di bidang kesehatan, proses perencanaan ini pada umumnya menggunakan pendekatan pemecahan masalah (problem solving).

Perencanaan menjadi keterampilan yang utama dalam manajemen modern. Tetapi banyak kemudian orang frustrasi dengan perencanaan karena kegiatan yang sudah direncanakan gagal dilaksanakan karena dana dan sumber lain tidak tersedia dan tidak cukup orang yang termotivasi untuk pelaksanaan. Dalam konteks Indonesia, setiap orang yang terlibat dalam perencanaan seperti diberi harapan bahwa kegiatan mereka akan dibiayai. Tetapi kemudian kenyataannya biaya tidak cukup dan pelaksanaan kegiatan yang direncanakan tetap sebagai rencana.

Perencanaan merupakan suatu fungsi penganalisaan tujuan yang telah di tetapkan terlebih dahulu menjadi urutan tindakan yang sistematis. Perencanaan merupakan suatu organisasi adalah suatu proses yang berkesinambungan, tidak akan pernah berhenti, karena organisasi akan terus menghasilkan tujuan-tujuan yang ingin dicapai oleh unit-unit pelaksanaan.

Perencanaan kegiatan yang dianggap efektif untuk memecahkan masalah sendiri bisa tidak masalah. Yang bermasalah adalah ketika kegiatan dana itu tidak disetujui atau birokrasi tidak mampu melaksanakan rencana. Untuk bisa melihat hal itu, kita bisa memahami perencanaan dari kacamata lingkungan pendukungnya. Lingkungan disini mencakup birokrasi perencanaan, pelaksanaan kegiatan, ketersediaan dana, dan komitmen politik. Yang masalah bagi kita adalah bahwa kita berada dilingkungan yang buruk. Baik atau buruk perencanaan kita menjadi tidak ada artinya. Situasi yang ideal adalah perbaikan dalam perencanaan dan perbikan dalam lingkungan perencanaan. Jadi kita tidak perlu kecewa jika kita menyadari posisi kita dalam lingkungan yang lebih besar.

Yang penting lagi adalah perencanaan juga menjadi basis kegiatan bersama dari seluruh unsur masyarakat. Kerena program kesehatan menggunakan dana publik, maka perencanaan menjadi syarat agar dana program dapat disetujui dulu. Karena setiap program memerlukan persetujuan dari bupati dan kemudian dimintakan lagi ke DPRD, maka perencanaan menjadi semacam bentuk cara menjustifikasi pengeluaran dana publik sebelum kegiatan betul-betul dilaksanakan. Kepastian dana yang tersedia untuk program kesehatan. Perencanaan adalah alat untuk menolong kita memiliki kepastian dalam langkah-langkah kegiatan, besar sumber dan kapan dana tersedia.

Kegagalan pelaksanaan tidak harus membuat kita melupakan perencanaan. Perencanaan adalah wajib karena program-program itu menyangkut kegiatan-kegiatan yang kompleks dengan banyak orang yang terlibat. Perencanaan merupakan kegiatan-kegiatan yang disiapkan agar pada waktu program dilaksanakan, kebutuhan-kebutuhan yang diperlukan sudah tersedia dan kegiatan-kegiatan dari pihak-pihak yang saling tergantung satu sama lain dapat terlaksana. Perencana mengelola timing sumber-sumber program harus tersedia. Perencanaan menjadi sangat penting karena ia terkait dengan dana yang diperlukan untuk membeli alat, mengontrak atau membuat tenaga kerja tersedia, dan kontrak-kontrak dengan pihak lain yang terlibat dalam kegiatan.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa perencanaan berperan dalam suatu proses yang menghasilkan suatu uraian yang terinci dan lengkap tentang program atau kegiatan yang akan dilaksanakan.

Perencanaan kesehatan yang di maksud adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah kesehatan yang berkembang di masyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah praktisuntuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut.

Perencanaan akan menjadi efektif jika perumusan masalah sudah dilakukan berdasarkan fakta-fakta. Fakta-fakta diungkapkan dengan menggunakan data untuk menunjang perumusan masalah. Perencnaan juga merupakan proses pemilihan alternatif tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan juga merupakan suatu keputusan untuk mengerjakan sesuatu di masa yang akan datang yaitu suatu tindakan yang akan di proyeksikan di masa yang akan datang. Salah satu tugas manajer yang paling penting adalah menetapkan tujuan jangka panjang dan pendek organisasi berdasarkan analisis situasi diluar (eksternal)dan didalam (internal) organisasi.

Macam –macam perencanaan

1. Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

• Rencana jangka panjang (long term planning), yang berlaku antara 10-25 tahun.
• Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara 5-7 tahun.
• Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya berlaku hanya untuk 1 tahun.

2. Dilihat dari tingkatannya

• Rencana induk (masterplan), lebih menitik beratkan uraian kebijakan organisasi.
• Rencana operasional (opertional planning), lebih menitik beratkan pada pedoman atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.
• Rencana harian (day to day planning), adalah rencana harian yang bersifat umum.

3. Ditinjau dari ruang lingkupnya

• Rencana strategi (strategic planning), beriikan uraian tentang kebijakan tujuan jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama. Model rencana ini sulit untuk dirubah.
• Rencana taktis (tactical planning), rencana yang berisi uraian yang bersifat jangka pendek, mudah menyesuaikan kegiatan-kegiatannya, asalkan tujuan tidak berubah.
• Rencana menyeluruh (comprehensive planning), rencana yang mengandung uraian secara menyeluruh dan lengkap.
• Rencana terintegrasi (intergrated planning), rencana yang mengandung uraian, yang menyeluruh bersifat terpadu, misalnya dengan program lain diluar kesehatan.

Ciri-ciri suatu perencanaan kesehatan

1. Bagian dari sistem administrasi.

2. Dilaksanakan secara terus menerus dan berkesinambungan.

3. Berorientasi pada masa depan.

4. Mampu menyelesaikan masalah.

5. Mempunyai tujuan.

6. Bersifat mampu kelola.

Manfaat sebuah perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diperoleh oleh staf dan pimpinan jika organisasi memiliki sebuah perencanaan. Mereka akan mengetahui :

1. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dan cara mencapainya

2. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan

3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan, dan uraian tugasnya

4. Sejauh mana efektivitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan

5. Bentuk dan standar pengawasan yang akan dilakukan

Selain itu, dengan perencanaan akan diperoleh keuntungan sebagai berikut:

1. Perencanaan akan menyebabkan berbagai macam aktivitas orgnisasi untuk mencapai tujuan tertentu dan dapat dilakukan secara teratur
2. Perencanaan akan mengurangi atau menghilangkan jenis pekerjaan yang tidak produktif
3. Perencanaan dapat dipakai untuk mengukur hasil kegiatan yang telah dicapai karena dalam perencanaan ditetapkan berbagai standar.
4. Perencanaan memberikan suatu landasan pokok fungsi manajemen lainnya, terutama untuk fungsi pengawasan.

Sebaliknya, pimpinan dan staf organisasi juga perlu memahami bahwa perencanaan juga memiliki kelemahan yaitu:

1. Perencanaan mempunyai keterbatasan mengukur informasi dan fakta-fakta dimasa yang akan datang dengan tepat.
2. Perencanaan yang baik memerlukan sejumlah dana.
3. Perencanaan mempunyai hambatan psikologis dari pimpinan dan staf karena harus menunggu dan melihat hasil yang akan dicapai.
4. Perencanaan menghambat timbulnya inisiatif. Gagasan baru untuk mengadakan perubahan harus ditunda ampai tahap perencanaan berikutnya.
5. Perencanaan juga akan menghambat tindakan baru yang harus diambil oleh staf.

Langkah-langkah perencanaan kesehatan

1. Analisis situasi

Langkah analisis situasi dimulai dengan menganalisis data laporan yang telah dimiliki oleh organisasi (data  primer) atau mengkaji laporan lembaga lain (data sekunder) yang datanya dibutuhkan, observasi dan wawancara. Langkah analisis situasi bertujuan untuk mengumpulkan jenis data atau fakta yang berkaitan dengan masalah kesehatan yang dijadikan dasar penyusunan perencanaan. Data yang diperlukan terdiri dari:

a. Data tentang penyakit dan kejadian sakit (diseases and illnesess).

b. Data kependudukan.

c. Data potensi organisasi kesehatan.

d. Keadaan lingkungan dan geografi.

e. Data sarana dan prasarana.

Proses pengumpulan data untuk analisis situasi dapat dilakukan dengn cara:

• Mendengarkan keluhan masyarakat melalui pengamatan langsung kelapangan.
• Membahas langsung masalah kesehatan dan kebutuhan pelayanan kesehatan yang dikembangkan bersama tokoh-tokoh formal dan informal masyarakat setempat.
• Membahas program kesehatan masyarakat dilapangan bersama petugas lapangan kesehatan, petugas sektor lain, atau bersama dukun bersalin yang ada diwilayah kerja puekesmas.
• Membaca laporan kegiatan program kesehatan pada pusat0pusat pelayanan kesehatan di suatu wilayah.
• Mempelajari peta wilayah, sensus penduduk, statistik kependudukan, laporan khusus, hasil survei, petunjuk pelaksanaan (jutlak) program kesehatan, dan laporan tahunan

2. Identifikasi masalah

Mengidentifikasi masalah kesehatan dapat diperoleh dari berbagai cara antara lain:

a. Laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada.

b. Survailance epidemilogi atau pemantauan penyebaran penyakit

c. Survei kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan perencanaan kesehatan.

d. Hasil kunjungan lapangan supervisi dan sebagainya.

3. Menetapkan prioritas masalah

Kegiatan identifikasi masalah menghasilkan banyak masalah kesehatan yang menunggu untuk ditangani. Karena keterbatasan sumber daya baik biaya, tenaga dan teknologi, maka tidak semua masalah tersebut dapat dipecahkansekaligus (direncanakan pemecahannya). Untuk itu maka harus dipilih masalah yang mana yang ‘feasible’ untuk dipecahkan. Proses pemilihan prioritas masalah dapat dilakukan melalui dua cara, yakni:

a. Melalui teknik skoring, yakni memberikan nilai (scor) terhadp masalah tersebut dengan menggunakan ukuran (parameter) antara lain:

• Prevelensi penyakit (prevelence) atau besarnya masalah.
• Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masalah tersebut (severity).
• Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of umeet need).
• Keuntungan sosial yang diperoleh bila masalah tersebut diatasi (social benefit).
• Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasibility).
• Sumber daya yang tersedia yang dapat digunakan untuk mengatasi masalah (reseources availability).

Masing-masing ukuran tersebut diberi nilai berdasarkan justifikasi kita, bila masalahnya besar diberi 5 paling tinggi, dan bila sangat kecil diberi nilai 1. Kemudian nilai-nilai tersebut dijumlahkan. Masalah yang mempunyai nilai tertinggi (terbesar) adalah yang di prioritaskan, masalah yang memperoleh nilai terbesar kedua dan selanjutnya.

b. Melalui teknik non skoring

Dengan menggunakan teknik ini masalah dinilai melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu, juga disebut nominal group technique (NGT). Ada dua NGT, yakni:

• Delphi technique: yaitu masala-masalah didiskusikan oleh sekelompok orang yang mempunyai keahlian yang sama. Melalui diskusi tersebut akan menghasilkan prioritas masalah yang disepakati bersama.
• Delbeg technique: menetapkan prioritas masalah menggunakan teknik ini adalah juga melalui dikusi kelompok, namun peserta diskusi terdiri dari para peserta yang tidak sama keahliannya, maka sebelumnya dijelaskan dulu, sehingga mereka mempunyai persepsi yang sama terhadap masalah-masalah yang akan dibahas. Hasil diskusi ini adalah prioritas masalah yang disepakati bersama.

4. Menentukan tujuan

Menentukan tujuan perencanaan pada dasarnya adalah membuat ketetapan-ketetapan tertentu yang ingin dicapai oeh perencanaan tersebut. Semakin jelas rumusan masalah kesehatan maka akan semakin mudah menentukan tujuan. Penetapan tujuan yang baik apabila dirumuskan secar kongkret dan dapat diukur.

Perumusan sebuah tujuan operasional program kesehatan harus bersifat SMART: spesific (jelas sasarannya dan mudah dipahami oleh staf pelaksana), measurable (dapat diukur kemajuannya), appropriate (sesuai dengan strategi nasional, tujuan program dan visi/misi institusi, dan sebagainya), realistic (dapat dilaksanakan sesuai dengan fasilitas dan kapasitas organisasi yang ada), time bound (sumber daya dapat dialokasikan dan kegiatan dapat direncanakan untuk mencapai tujuan program seuai dengan target waktu yang telah ditetapkan).

Hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun tujuan program:

• Tujuan adalah hasil akhir dari sebuah kegiatan.
• Tujuan harus sesuai dengan masalah, terget ditetapkan sesuai dengan kemampuan organisasi, dan dapat diukur.
• Tujuan operasional basanya ditetapkan dengan batas waktu (batas pencapaiannya) dan hasil akhir yang ingi dicapai pada akhir kegiatan program (dead line).
• Berbagai macam kegiatan altrnatif dipilih untuk mencapai tujuan.
• Masalah, faktor penyebab masalah, dan dampak masalah yang telah dan akan mungkin terjadi dimsa depan sebaiknya dikaji terlebih dahulu.

Kriteria penyusunan masing-masing tujuan sesuai dengan hierarkinya adalah sebagai berikut:

• Goal (tujuan umum): bersifat jangka panjang, masih umum, abstrak, dan tidak terpengaruh oleh perubahan situasi.
• Tujuan kebijaksanaan: merupakan bagian dari goal, sasaran populasinya belum ada. Tujuan ini sudah bersifat spesifik karena bersifat sektoral dan ditujukan untuk masyarakat di desa.
• Tujuan program: target populasinya sudah lebih jelas, ada identifikasi dampak khusus yang dapat diukur jika tujuan program tercapai.
• Tujuan pelayanan: tujuan ini sudah memiliki kejelasan atau spesialisasi jenis dan tingkat pelayanan yang perlu dilaksanakan.
• Tujuan sumber: tujuan di sini memerlukan identifikasi masukan spesifik (input atau sumber daya tertentu) untuk mencapai tujuan pelayanan.
• Tujuan implementasi: tujuan di sini menjelaskan produk spesifik yang ingin di capai dan juga dapat di ukur.

Pada umumnya tujuan dibagi menjadi dua, yakni:

• Tujuan umum : suatu tujuan bersifat umum, dan masih dapat di jabarkan ke dalam tujuan-tujua khusus, dan umumnya masih abstrak.
• Tujuan khusus : tujuan-tujuan yng di jabarkan dari tujuan umum.

5. Mengkaji hambatan dan kelemahan program

Jenis hambatan atau kelemahan dapat di kategorikan ke dalam:

a. Hambatan yang bersumber pada kemampuan organisasi

• Motivasi kerja staf rendah.
• Pengetahuan dan keterampilan kurang.
• Arus informasi tentang pelaksaaan program lamban.
• Peralatan belum tersedia.
• Laporan kegiatan tidak di manfaatkan untuk menyusun rencana kegiatan.
• Jumlah dana operasional kurang.
• Waktu yang tersedia tidak digunakan untuk menyuun rencana kerja.

b. Hambatan yang terjadi pada lingkungan

• Hambatan geografi (jalan rusak).
• Iklim atau musim hujan.
• Tingkat penddikan masyarakat rendah.
• Sikap dan budaya masyarakat yang tidak kondusif.
• Prilaku masyarakat yang kurang partisipatif.

6. Menyusun rencana kegiatan

Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 kegiatan pokok, yakni:

• Kegiatan pada tahap persiapan, yakni kegiatan-kegiatan yang di lakukan sebelum kegiatan pokok dilaksanakan. Misalnya: perizinan, rapat koordinasi.
• Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni kegiatan pokok program yang bersangkutan.
• Kegiatan pada tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan dalam rangka pencapaian program tersebut.

Langkah-langkah sebelum menetapkan rencana kegiatan:

a. Alasan utama disusun rencana kegiatan.

b. Tujuan yang ingin dicapai.

c. Kegiatan program (bagaimana cara mengerjakannya).

d. Pelaksana dan sasarannya (siapa yang akan mengerjakan dan siapa sasaran kegiatan).

e. Sumber daya pendukung.

f. Tempat (dimana kegiatan akan dilaksanakan).

g. Waktu pelaksanaan (kapan kegiatan akan dikerjakan).

7. Menetapkan sasaran (target group).

Sasaran (target group) adalah kelopmpok mayarakat tertentu yang akan digarap oleh program yang direncanakan tersebut. Sasaran progrm kesehatan biasanya dibagi dua, yakni:

a.   Sasaran langsung, yaitu kelompok yang langsung dikenal oleh program.

b. Sasaran tidak langsung, yakni kelompok yang menjadi sasaran antara program tersebut, namun berpengaruh sekali terhadap sasaran langsung.

8. Menyusun jadwal pelaksanaan

Waktu yang ditetapkan dalam perencanaan adalah sangat tergantung dengan jenis perencanaan yang dibuat serta kegiatan-kegiatan yang ditetapkan dalam rangka mencapai tujuan.

9. Organisasi dan staf

Dalam bagian ini digambarkan atau diuraikan organisasi dan sekaligus staf yang akan melaksanakan kegiatan atau program tersebut. Dismping itu juga diuraikan tugas (job description) masing-masing staf pelaksana tersebut.

10. Rencana anggaran

Adalah uraian tentang biaya-biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan, mulai dari persiapan sampai dengan evaluasi. Biasanya rincian rencana biaya ini dikelompokan menjadi:

a. Biaya personalia

b. Biaya operasianal

c. Biaya sarana dan fasilitas

d. Biaya penilaian

11. Pelaksanaan

Melaksanakan semua kegiatan yang sudah direncanakan untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.

12. Evaluasi

Rencana evalusi adalah suatu uraian tentang kegiatan yang akan dilakukan untuk menilai sejauh mana tujuan-tujuan yang telah ditetapkan tersebut telah dicapai.

Daftar Pustaka

1. Notoatmodjo, Soekidjo. 2007. Kesehatan Masyarakat : Ilmu dan Seni.Jakarta. PT Rineka Cipta.

2. Muninjaya, Gde. 2004.Manajemen Kesehatan : Edisi 2.jakarta. EGC